Twoje faktury będą zawsze dostarczone na czas, a elektroniczne archiwum będzie zabezpieczeniem na wypadek zagubienia faktury papierowej.
...ostatnio miałam kilka przypadków, że list z fakturą od klienta zapodział się na poczcie i przyszedł do firmy z opóźnieniem, a jedna faktura nie dotarła w ogóle.
...pracownik znów zagubił fakturę. Musiałam czekać na wystawienie duplikatu, a to opóźniło jej księgowanie (z opóźnieniem naliczałam koszty uzyskania przychodu, później odliczyłam VAT). Klient wydzwaniał niezadowolony i dopytywał się o przyczyny braku płatności w terminie.
...w czasie kontroli znalezienie właściwej papierowej faktury zajęło mi prawie godzinę. Gdybym miała je również w formie elektronicznej - znalazłabym i wydrukowała w minutę.
Sprawdź:
1. Co to jest?
1. Co to jest?
E-faktura to faktura przesyłana elektronicznie bezpośrednio na Państwa adres e-mailowy, zawierająca dokładnie te same dane co faktura papierowa.
E-faktura - podstawa prawna
Wystawianie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej jest zgodne z § 3 rozporządzenia Ministra Finansów z 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur.
2. Korzyści
Sprawdź, dlaczego korzystne jest przejście na e-fakturę!
Ile to kosztuje?
- Otrzymujesz faktury zawsze na czas - dostajesz rachunki bez opóźnień i zaginięć na poczcie.
- Elektroniczne archiwum faktur stanowi zabezpieczenie na wypadek zaginięcia wersji papierowej - nie musisz czekać wtedy na duplikat. Faktury zaksięgujesz zawsze na czas.
- Chronisz środowisko - przejście na dokumentację elektroniczną zmniejsza ilość zużywanego papieru.
Ile to kosztuje?
Przejście na e-fakturę jest BEZPŁATNE ... i bardzo proste!
Sprawdź, jak krok po kroku przejść na e-fakturę!
3. Jak krok po kroku przejść na e-fakturę?
Krok 1: Zapoznaj się z regulaminem.
Krok 2: Następnie pobierz dokument Akceptacja wystawiania i przysyłania faktur elektronicznych i wydrukuj go.
Krok 3: Wydrukowany dokument wypełnij i własnoręcznie podpisz, a następnie prześlij pocztą na adres:
Krok 4: Otrzymasz 2 e-maile:
- zarejestrowaniu dokumentu Akceptacja wystawiania i przysyłania faktur elektronicznych oraz
- z informacją o utworzonym koncie w elektronicznym archiwum faktur, a także z Twoim loginem i hasłem.
4. Najczęstsze pytania
- Czym jest e-faktura?
E-faktura jest prawnie uznaną formą rozliczenia, a jej wysłanie drogą elektroniczną w postaci pliku w formacie PDF zastępuje przesłanie listem faktury w formie papierowej.
- Co odróżnia e-fakturę od papierowego dokumentu?
Faktura papierowa i faktura elektroniczna mają takie same wartości prawne. Różnią się jedynie sposobem dostarczania.
- Jaka jest podstawa prawna wystawiania i przysyłania e-faktur?
Kwestie dotyczące faktur elektronicznych reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz.U. nr 133, poz. 1119).
- Czy do korzystania z e-faktury potrzebne jest specjalistyczne oprogramowanie?
Aby korzystać z e-faktury niezbędne jest posiadanie:
- adresu e-mail,
- bezpłatnego programu do przeglądania plików PDF - Adobe Acrobat Reader.
- Skąd będę wiedział, że została wystawiona e-faktura?
Powiadomienie o wystawieniu e-faktury wysyłane jest na adres e-mailowy, podany w formularzu Akceptacja wystawiania i przysyłania faktur.
- Czy akceptacja i przyjmowanie faktur elektronicznych wiąże się dla nabywcy dokumentu z kosztami?
Akceptacja i przyjmowanie elektronicznych faktur nie wiąże się z żadnymi kosztami ze strony odbiorcy dokumentu.
- Czy zgadzając się na fakturę elektroniczną, będę mógł wydrukować fakturę?
Wydrukowanie obrazu e-faktury, np. do celów akceptacji wewnątrz firmy, jest możliwe, lecz powstały w ten sposób papierowy obraz e-faktury nie jest dokumentem księgowym. Dokumentem księgowym jest wyłącznie e-faktura przechowana w postaci elektronicznej. Ma ona taką samą wartość prawną jak zwykła faktura w formie papierowej.
- Czy korekty i duplikaty faktur będę otrzymywać w formie elektronicznej czy papierowej?
Faktury korygujące oraz duplikaty faktur do faktur wystawianych i przesyłanych w formie elektronicznej będą wystawiane i przesyłane również w formie elektronicznej.
- Jakie korzyści będę miał z przejścia na fakturę elektroniczną?
- Otrzymywanie faktury zawsze na czas - rachunki bez opóźnień i zaginięć na poczcie.
- Elektroniczne archiwum faktur stanowi zabezpieczenie na wypadek zaginięcia wersji papierowej - nie musisz wtedy czekać na duplikat. Faktury zaksięgujesz zawsze na czas.
- Możliwość drukowania (np. do potrzeb akceptacji wewnątrz firmy).
- Możliwość odebrania e-faktury z każdego miejsca, w którym jest Internet.
- Ochrona środowiska - przejście na dokumentację elektroniczną to zmniejszenie ilości zużywanego papieru.
- Jak można zrezygnować z e-faktury?
Aby zrezygnować z otrzymywania faktury elektronicznej, należy przesłać listem wypełniony formularz Odwołanie akceptacji wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej. Po otrzymaniu formularza rezygnacji z otrzymywania faktur elektronicznych wstrzymujemy wysyłanie faktur w formie elektronicznej w kolejnym dniu po otrzymaniu formularza. Kolejne faktury będą przesyłane w formie papierowej.
- Czy można zmienić adres e-mail do otrzymywania elektronicznych faktur?
Aby zmienić adres e-mail do otrzymywania e-faktur, należy przesłać listem wypełniony formularz Zmiana adresu e-mail do przesyłania faktur w formie elektronicznej.
- Co w przypadku wykasowania/utraty faktury elektronicznej?
Faktury elektroniczne są przechowywane w Archiwum Faktur Elektronicznych Wydawnictwa Wiedza i Praktyka przez okres 6 lat (adres e-mail, login i hasło do Archiwum zostaje przysłane po otrzymaniu Akceptacji wystawiania i przysyłania faktur elektronicznych).
- Czy możliwe jest otrzymywanie faktur elektronicznych i papierowych jednocześnie?
Nie. Faktury mogą być dostarczane tylko w jednej formie.
- Jak przechowywać faktury elektroniczne?
Faktury elektroniczne przechowuje się w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane. Faktura elektroniczna może być przechowywana przez ich wystawcę lub odbiorcę, dlatego też gwarantujemy archiwizację przez naszą firmę - Wydawnictwo Wiedza i Praktyka - w formie elektronicznej z zachowaniem bezpieczeństwa i ich wiarygodności. Faktury są przechowywane i udostępniane odbiorcy i organowi kontroli skarbowej w elektronicznym archiwum przez okres 6 lat (adres e-mail, login i hasło do Archiwum zostaje przysłane po otrzymaniu Akceptacji wystawiania i przysyłania faktur elektronicznych).
- Co to jest e-podpis?
E-podpis - czyli podpis elektroniczny - to taki podpis, który został powiązany z dokumentem elektronicznym, umożliwiając identyfikację osoby składającej podpis elektroniczny oraz gwarantując, iż ewentualne zmiany w przesłanym dokumencie są rozpoznawalne. Zgodnie z ustawą o podpisie elektronicznym podpis odręczny i bezpieczny podpis elektroniczny są sobie równoważne pod względem mocy prawnej. Każda faktura elektroniczna musi być podpisana za pomocą podpisu elektronicznego opatrzonego certyfikatem kwalifikowanym.
- Jak sprawdzić autentyczność podpisanej e-faktury?
Aby upewnić się, że dokument jest oryginalny i został przesłany przez Wydawnictwo Wiedza i Praktyka, mogą Państwo użyć darmowej aplikacji do weryfikacji podpisu „SZAFIR® Demo - weryfikująca“ ze strony: http://www.kir.com.pl
- Czy klient, który chce otrzymywać faktury elektroniczne (e-faktury), musi zakupić podpis elektroniczny?
Nie, do otrzymywania naszych faktur nie jest wymagane posiadanie własnego podpisu elektronicznego.
5. Dokumenty do pobrania
Akceptacja wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej
Instrukcja wystawiania i przesyłania faktur elektronicznych
Odwołanie decyzji akceptacji e-faktury
Zasady wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej
Zmiana adresu e-mail e-faktury
