Świadczenia szkoleniowe dla pracowników - składki i podatki

Przez podnoszenie kwalifikacji zawodowych należy tu rozumieć zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika, z inicjatywy pracodawcy lub za jego zgodą. Z uwagi na to, że świadczenie to jest obligatoryjne, brak w umowie szkoleniowej zapisu przyznającego je pracownikowi nie pozbawia danej osoby prawa do urlopu lub zwolnienia.

Płatne zwolnienia z całości lub części dnia pracy oraz urlopy szkoleniowe przysługują również pracownikom podnoszącym kwalifikacje zawodowe w oparciu o przepisy kodeksu pracy, a więc tym, którzy rozpoczęli naukę 16 lipca 2010 r. lub w terminie późniejszym.

Tabela - Urlopy szkoleniowe przysługujące pracownikom na podstawie Kodeksu pracy

Wymiar urlopu	Przysługuje
6 dni	pracownikowi przystępującemu do egzaminów eksternistycznych.
6 dni	pracownikowi przystępującemu do egzaminu maturalnego.
6 dni	pracownikowi przystępującemu do egzaminu potwierdzającego kwalifikacje zawodowe.
21 dni	w ostatnim roku studiów na przygotowanie pracy dyplomowej oraz przygotowanie się i przystąpienie do egzaminu dyplomowego.

Każdy z wymienionych urlopów udzielany jest w dni, które są dla danego pracownika dniami pracy zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy (art. 103² § 2 kp).       

Treść aktualnie obowiązujących przepisów regulujących zasady podnoszenia kwalifikacji zawodowych powoduje, że pracodawca, przed wystąpieniem ze stosowną inicjatywą lub wyrażeniem zgody na naukę pracownika, powinien sprawdzić obowiązujący tego ostatniego rozkład zajęć. Zgodnie bowiem z art. 103¹ § 2 kp pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe - oprócz urlopu szkoleniowego - przysługuje zwolnienie z całości lub części dnia pracy, na czas niezbędny, by punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia oraz na czas ich trwania. W przeciwieństwie do rozporządzenia z 12.10.1993 r. kodeks pracy nie określa maksymalnego wymiaru takich zwolnień.  Może się więc okazać, że częsta nieobecność danej osoby w pracy będzie zakłócać normalne funkcjonowanie firmy. Dlatego też w interesie samego pracodawcy jest wyjaśnienie zakresu zwolnień z jakich będzie korzystał pracownik, i to jeszcze przed wyrażeniem zgody na podnoszenie kwalifikacji zawodowych.

Pracodawcy często zgłaszali i nadal zgłaszają wątpliwości dotyczące sposobu postępowania w sytuacji, jeśli pracownik nie wykorzysta przysługującego mu urlopu szkoleniowego. Wątpliwości te dotyczą zwłaszcza urlopów przysługujących na podstawie rozporządzenia z 12.10.1993 r., ponieważ ich wymiar jest określony w ramach danego roku szkolnego lub akademickiego. Pracodawcy nie wiedzą, czy niewykorzystany urlop szkoleniowy przechodzi na kolejny rok szkolny (akademicki). Otóż, nie. Jeżeli pracownik nie wykorzysta w danym roku szkolnym (akademickim) w pełni przysługującego mu urlopu szkoleniowego, niewykorzystana część przepada. Oczywiście pracownikowi nie przysługuje też ekwiwalent pieniężny w takiej sytuacji.

Podobne zasady obowiązują w przypadku pracowników, którzy rozpoczęli lub rozpoczną podnoszenie kwalifikacji zawodowych pod rządami nowych przepisów, tj. 16 lipca 2010 r. lub później. Tu również urlop szkoleniowy niewykorzystany w celu dla którego został ustanowiony przepada.

Wątpliwości pracodawców nie budzi raczej sposób ustalenia wynagrodzeń za okres płatnych zwolnień od pracy oraz urlopów szkoleniowych przysługujących dokształcającym się pracownikom na podstawie rozporządzenia z 12.10.1993 r. Rozporządzenie to mówi bowiem wprost, że wynagrodzenie to płatne jest według zasad obowiązujących przy obliczaniu wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy. Sposób obliczania wynagrodzenia urlopowego określa z kolei rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 2, poz. 14 ze zm.) - zwane dalej rozporządzeniem urlopowym.

Odniesienia takiego nie znajdziemy natomiast w przepisach obowiązujących od 16 lipca 2010 r. Kodeks pracy w art. 103¹ § 3 stwierdza tylko ogólnikowo, że za czas urlopu szkoleniowego oraz zwolnienia z całości lub części dnia pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. Zapis ten powoduje, że część pracodawców nie wie według jakich zasad należy ustalać wynagrodzenie za urlop szkoleniowy lub zwolnienia z pracy pracownikom, którzy rozpoczęli podnoszenie kwalifikacji zawodowych 16 lipca br. lub później. Otóż, w tym wypadku również będą miały zastosowanie zasady obowiązujące przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego, z tym, że składniki wynagrodzenia ustalane w wysokości przeciętnej oblicza się z miesiąca, gdy przypadło zwolnienie od pracy lub okres niewykonywania pracy. Zasada ta wynika z § 5 rozporządzenia  Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz.U. nr 62, poz. 289 ze zm.).

Ogólnie można powiedzieć, że w przypadku pracowników podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne oraz podatku dochodowego stanowi przychód osiągany ze stosunku pracy. Jednocześnie przepisy wyłączają pewne dochody z oskładkowania i opodatkowania. Interesujące nas wyłączenia zawiera rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 ze zm.) - zwane dalej rozporządzeniem składkowym oraz ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 ze zm.) - zwana dalej ustawą podatkową.

Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy podatkowej wolna od podatku dochodowego jest wartość świadczeń przyznanych zgodnie z odrębnymi przepisami przez pracodawcę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych, z wyjątkiem wynagrodzeń otrzymywanych za czas zwolnienia z pracy oraz urlopu szkoleniowego. Podobny zapis znajduje się w § 2 ust. 1 pkt 29 rozporządzenia składkowego.  Oznacza to, że od wynagrodzeń wypłaconych dokształcającym się pracownikom za okres urlopu szkoleniowego lub zwolnienia z pracy należy naliczyć na ogólnych zasadach zarówno składki, jak i podatek. Co ważne, nie ma tu znaczenia data rozpoczęcia nauki przez pracownika.