Osiągnięcie rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, popularnie zwanej roczną kwotą graniczną lub trzydziestokrotnością, nakłada na pracodawców szereg dodatkowych obowiązków. Z kontroli ZUS wynika, że sposób ich realizacji budzi szereg wątpliwości u płatników. Te najczęściej powtarzające się wyjaśniamy w niniejszym opracowaniu, publikując odpowiedzi naszego specjalisty na najciekawsze pytania, jakie wpłynęły do redakcji.
Informacja o osiągnięciu limitu podstawy wymiaru składek
Czy pracodawca musi poinformować pracownika o osiągnięciu trzydziestokrotności?
Czy musimy poinformować pracownika, że jego dochód przekroczył kwotę graniczną i w związku z tym zaniechaliśmy pobierania składek emerytalno-rentowych? Osoba ta jest zatrudniona tylko w naszej firmie.
Nie, pracodawca nie musi dodatkowo informować pracownika o osiągnięciu przez tego ostatniego rocznej kwoty granicznej. Ma natomiast obowiązek przekazywania ubezpieczonym informacji zawartych w imiennych raportach miesięcznych. Jedną z nich jest „Informacja o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe” (pole 02 w bloku III.B i dalszych druku ZUS RCA).
Nie, pracodawca nie musi dodatkowo informować pracownika o osiągnięciu przez tego ostatniego rocznej kwoty granicznej. Ma natomiast obowiązek przekazywania ubezpieczonym informacji zawartych w imiennych raportach miesięcznych. Jedną z nich jest „Informacja o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe” (pole 02 w bloku III.B i dalszych druku ZUS RCA).
Tego rodzaju informacje powinny być przekazywane na piśmie lub - za zgodą ubezpieczonego - w formie dokumentu elektronicznego. W tym celu płatnicy najczęściej korzystają z formularza ZUS RMUA, w którym wspomniana informacja wykazywana jest w polu 02 bloku IV.A i ewentualnie w tym samym polu, ale w bloku IV.B. - o ile dana osoba ma dwa tytuły do ubezpieczeń.
Czy pracownik może ustnie poinformować pracodawcę o przekroczeniu limitu podstawy wymiaru składek?
Pracownik poinformował nas ustnie że pracuje równocześnie w innym zakładzie pracy i jego łączne dochody przekroczą we wrześniu roczną kwotę graniczną. Czy taka ustna informacja jest wystarczająca, byśmy mogli zaniechać naliczania składek emerytalno-rentowych? Czy nie musimy zażądać przedstawienia zaświadczenia wystawionego przez drugiego z pracodawców o dochodach tej osoby osiągniętych od początku roku?
Ustna informacja jest wystarczająca, warto jednak, aby w dokumentacji pracownika znalazła się na ten temat choćby notatka służbowa.
Przepisy mówią o tym, że w sytuacji, gdy za daną osobę składki emerytalno-rentowe opłacane są przez więcej niż jednego płatnika, ubezpieczony jest zobowiązany zawiadomić wszystkich płatników o przekroczeniu rocznej kwoty granicznej. Żaden jednak z przepisów nie mówi o tym, że zawiadomienie to musi przybrać formę pisemną, jak również nie zobowiązuje ubezpieczonego do przedstawienia zaświadczeń potwierdzających jego dochody osiągnięte u innego płatnika składek.
Ustna informacja jest wystarczająca, warto jednak, aby w dokumentacji pracownika znalazła się na ten temat choćby notatka służbowa.
Przepisy mówią o tym, że w sytuacji, gdy za daną osobę składki emerytalno-rentowe opłacane są przez więcej niż jednego płatnika, ubezpieczony jest zobowiązany zawiadomić wszystkich płatników o przekroczeniu rocznej kwoty granicznej. Żaden jednak z przepisów nie mówi o tym, że zawiadomienie to musi przybrać formę pisemną, jak również nie zobowiązuje ubezpieczonego do przedstawienia zaświadczeń potwierdzających jego dochody osiągnięte u innego płatnika składek.
Podstawą do zaniechania naliczania składek emerytalno-rentowych może więc być także ustna informacja uzyskana od pracownika. Nie mniej jednak, ze względu na skutki uzyskania takiej informacji, wskazane jest, aby pracownik złożył stosowne oświadczenie na piśmie lub aby pracownik przyjmujący ustne zawiadomienie o przekroczeniu kwoty granicznej sporządził pisemną notatkę służbową. Co prawda przepisy stanowią, że za skutki błędnego zawiadomienia odpowiedzialność ponosi ubezpieczony, ale w razie sporu, to na płatniku spoczywać będzie obowiązek udowodnienia, że pracownik przekazał nieprawdziwe informacje.
W zawiadomieniu, zarówno ustnym, jak i pisemnym, pracownik powinien podać informacje, które umożliwią płatnikowi prawidłowe ustalenie podstawy wymiaru składek emerytalno-rentowych w miesiącu przekroczenia rocznej kwoty granicznej, czyli informacja o:
- łącznym przychodzie osiągniętym od początku danego roku kalendarzowego do miesiąca poprzedzającego miesiąc przekroczenia oraz
- przychodzie u drugiego z płatników, który zostanie osiągnięty w miesiącu przekroczenia.
Podstawa prawna
- art. 19 ust. 1, ust. 5 oraz ust. 6, art. 41 ust. 5 oraz ust. 8 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jednolity: Dz.U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 ze zm.); dalej: ustawa systemowa,
- § 6-7 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 ze zm.); dalej: rozporządzenie składkowe.
Autor:
Jan Beiger specjalista w zakresie ubezpieczeń społecznych
Jan Beiger specjalista w zakresie ubezpieczeń społecznych
